Wie viel Puffer gehört in die Projektkostenschätzung?

Risikoreserven richtig planen statt Budgets sprengen

Kaum ein Softwareprojekt verläuft exakt nach Plan. Dennoch planen viele Unternehmen ihre Budgets ohne Puffer – oder mit einem willkürlichen Aufschlag. Beides ist riskant. Ein zu kleiner Puffer führt zu Nachfinanzierungen, ein zu großer bindet Kapital unnötig. Dieser Artikel zeigt, wie Sie den richtigen Puffer berechnen und warum er kein Zeichen schlechter Planung ist, sondern ein Merkmal professioneller Budgetierung.

1. Warum ein Puffer keine Verschwendung ist

Puffer sind keine Sicherheitsmargen für schlechte Schätzungen – sie sind eine realistische Einschätzung der Projektunsicherheit. Typische Gründe für Mehraufwand:

Werte basieren auf Branchenschätzungen.

Die Frage ist nicht ob Mehraufwand entsteht, sondern wie viel.

2. Pufferhöhe nach Projektreifegrad

Werte basieren auf Praxiserfahrungswerten.

3. Methoden zur Pufferberechnung

Methode 1: Pauschaler Prozentsatz

Einfachste Methode – ein fester Aufschlag auf das Basisbudget.

Puffer = Basisbudget × Pufferfaktor
Beispiel: 100.000 € × 0,20 = 20.000 € Puffer
Gesamtbudget: 120.000 €

Kalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.

Vorteil: Schnell, einfach

Nachteil: Ignoriert die unterschiedliche Unsicherheit einzelner Positionen

Methode 2: Positionsbezogener Puffer

Jeder Budgetposition wird ein individueller Puffer zugeordnet. Die Basiskosten der Entwicklungspositionen leiten sich aus dem geschätzten Aufwand und marktüblichen Entwicklerstundensätzen ab. [2]

Kalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.

Vorteil: Differenzierter, bildet Risiken besser ab

Nachteil: Höherer Aufwand

Methode 3: Drei-Punkt-Schätzung (PERT)

Nutzen Sie die Spannbreite zwischen optimistischer und pessimistischer Schätzung:

Puffer = (Pessimistisch − Erwartungswert) × Sicherheitsfaktor

Beispiel:
Optimistisch:   80.000 €
Wahrscheinlich: 100.000 €
Pessimistisch:  140.000 €
Erwartungswert: (80.000 + 4 × 100.000 + 140.000) ÷ 6 = 103.333 €
Puffer (80 % Konfidenz): ~15.000 €
Gesamtbudget: ~118.333 €

Kalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.

4. Puffer richtig kommunizieren

Ein häufiges Problem: Geschäftsführungen streichen den Puffer, weil er als „Fett" wahrgenommen wird.

So kommunizieren Sie den Puffer richtig:

Empfehlung: Benennen Sie den Puffer als „Risikoreserve" und begründen Sie ihn mit konkreten Risiken und deren Eintrittswahrscheinlichkeit.

5. Praxisbeispiel: Pufferberechnung für ein Intranet-Projekt

Ein Unternehmen plant ein neues Intranet. Das Entwicklungsteam schätzt den Aufwand.

Positionsbezogene Pufferberechnung:

Kalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.

Der durchschnittliche Puffer beträgt 17 %. Die riskanteste Position (SharePoint-Integration) hat den höchsten Einzelpuffer (35 %), während gut verstandene Positionen mit 10 % auskommen.

Ergebnis nach Projektabschluss: Tatsächliche Kosten: 147.200 €. Die SharePoint-Integration brauchte in diesem Beispiel den vollen Puffer, während das Frontend unter Budget blieb. Das spricht dafür, dass der positionsbezogene Puffer die Risiken in diesem Fall vergleichsweise passend abgebildet hat.

Fazit und Einordnung

1. Ein Puffer ist in vielen Projekten sachlich sinnvoll: Die Größenordnung sollte sich an Unsicherheit, Komplexität und Änderungsrisiko orientieren.

2. Eine risikobasierte Differenzierung erhöht die Genauigkeit: Positionsbezogene Puffer bilden Unsicherheiten meist präziser ab als pauschale Aufschläge.

3. Der Puffer sollte als Risikoreserve erläutert werden: Konkrete Begründungen sind oft überzeugender als eine allgemeine Sicherheitsmarge.

4. Puffer sollten im Projektverlauf überprüft werden: Wenn Risiken eintreten oder ausbleiben, kann eine Anpassung sinnvoll sein.

5. Nicht verbrauchter Puffer ist nicht automatisch ein Fehlkalkulationssignal: Er kann auch auf vorsichtige und belastbare Risikoplanung hindeuten.