Kosten schätzen, wenn Sie kein technisches Wissen haben

Budgetierung für Nicht-Techniker: Praxisleitfaden

Als Geschäftsführer oder Fachabteilungsleiter stehen Sie vor einer Herausforderung: Sie sollen ein Budget für ein Softwareprojekt freigeben, verstehen aber die technischen Details nicht im Detail. Wie schätzen Sie Kosten ein, ohne sich blind auf Anbieterangaben zu verlassen? Dieser Artikel bietet dafür eine strukturierte Orientierung.

1. Die Analogie-Methode: Vergleichen statt berechnen

Sie brauchen keine Codezeilen zu schätzen. Stattdessen können Vergleiche helfen:

Werte basieren auf Branchenschätzungen.

2. Die Feature-Zählung: Aufwand abschätzen ohne Code

Zählen Sie die Funktionen, die Ihre Software haben soll, und kategorisieren Sie sie:

Aufwände basieren auf Praxiserfahrungswerten.

Schnellkalkulation:

Geschätztes Budget = Anzahl Features × Durchschnittsaufwand × 100 €/h [3] × 8 h/Tag × 1,5 (PM + QA + Puffer)

Beispiel:

• 5 einfache Features (à 2 Tage) = 10 Tage
• 4 mittlere Features (à 5 Tage) = 20 Tage
• 2 komplexe Features (à 12 Tage) = 24 Tage
• Gesamt: 54 Tage × 800 €/Tag × 1,5 = 64.800 €

Kalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.

3. Die 5-Fragen-Methode für Nicht-Techniker

Beantworten Sie diese fünf Fragen, um die Größenordnung einzuschätzen:

Frage 1: Wie viele verschiedene Nutzertypen gibt es?

• 1 Nutzertyp (z. B. nur Kunden): Einfacher
• 2–3 Nutzertypen (z. B. Kunden, Mitarbeiter, Admin): Mittel
• 4+ Nutzertypen mit verschiedenen Berechtigungen: Komplex

Frage 2: Sind externe Systeme anzubinden?

• Keine Integration: Einfacher
• 1–2 Integrationen (z. B. E-Mail, Payment): Mittel (+10.000–20.000 €)
• 3+ Integrationen (ERP, CRM, etc.): Komplex (+20.000–80.000 €)

Frage 3: Wie viele verschiedene „Bildschirme" braucht die Anwendung?

• Unter 10 Ansichten: Einfach
• 10–30 Ansichten: Mittel
• 30+ Ansichten: Komplex

Frage 4: Gibt es besondere Anforderungen (Sicherheit, Compliance, Mehrsprachigkeit)?

• Keine besonderen Anforderungen: Standard
• 1–2 besondere Anforderungen: +15–30 % auf das Basisbudget
• Regulierte Branche (Finanzen, Gesundheit): +20–50 % auf das Basisbudget

Frage 5: Ist eine Übernahme bestehender Daten vorgesehen?

• Nein: Kein Zusatzaufwand
• Ja, aus einer Quelle: +5.000–15.000 €
• Ja, aus mehreren Quellen: +10.000–40.000 €

Die Kosten- und Aufwandsangaben der 5-Fragen-Methode basieren auf Branchenschätzungen.

4. Rote Flaggen in Angeboten erkennen (ohne technisches Wissen)

5. Praxisbeispiel: Der Geschäftsführer und das Kundenportal

Herr Müller, Geschäftsführer eines Beratungsunternehmens, braucht ein Kundenportal. Er hat kein technisches Wissen.

Schritt 1: Analogie

„Vergleichbar mit einem Kunden-Dashboard mit Login" → 40.000–120.000 €

Schritt 2: Feature-Zählung

5 mittlere Features (à 5 Tage = 25 Tage) + 1 komplexes (12 Tage) = 37 Tage

37 × 800 €/Tag × 1,5 = 44.400 €

Schritt 3: 5-Fragen-Check

• 3 Nutzertypen (Kunde, Berater, Admin) → Mittel
• 1 Integration (ERP) → +15.000 €
• ~15 Ansichten → Mittel
• Keine besonderen regulatorischen Anforderungen
• Datenmigration aus altem System → +8.000 €

Ergebnis: Budget-Rahmen 55.000–75.000 €

Eingeholtes Angebot: 68.000 € → Liegt im erwarteten Rahmen.

Herr Müller kann nun fundiert entscheiden und auf Augenhöhe mit dem Anbieter verhandeln.

Fazit und Einordnung

1. Vergleiche und Feature-Zählung können eine erste Größenordnung liefern: Dafür ist kein tiefes technisches Detailwissen zwingend erforderlich.

2. Die fünf Schlüsselfragen helfen bei der Strukturierung: Sie decken zentrale Kostentreiber in verständlicher Form ab.

3. Mehrere Angebote verbessern die Plausibilitätsprüfung: Wenn möglich, erhöht ein Vergleich die Aussagekraft der Einschätzung.

4. Warnsignale sollten bewusst eingeordnet werden: Extrem günstige Angebote oder fehlende Positionen können auf Risiken hindeuten.

5. Nachfragen ist oft belastbarer als Raten: Seriöse Anbieter sollten Rückfragen verständlich beantworten können.