Was in den endgültigen Kostenvoranschlag wirklich einfließt
Wenn ein Dienstleister einen Tagessatz von 1.200 € aufruft, fragen sich viele Auftraggeber: „Wofür genau bezahle ich?" Die Antwort liegt in den Gemeinkosten – den indirekten Kosten, die in jeden Preis einfließen, aber selten transparent aufgeschlüsselt werden. Dieser Artikel macht die Kostenstruktur hinter Entwicklerpreisen nachvollziehbar.
1. Was sind Gemeinkosten (Overhead)?
Gemeinkosten sind alle Kosten, die nicht direkt einer einzelnen Projektstunde zugeordnet werden können, aber für den Geschäftsbetrieb des Dienstleisters notwendig sind.
| Kostenkategorie | Beispiele |
|---|---|
| Personalgemeinkosten | Urlaub, Krankheit, Weiterbildung, nicht-fakturierbare Zeit |
| Sachgemeinkosten | Büro, Hardware, Software-Lizenzen, Internet |
| Verwaltungsgemeinkosten | Buchhaltung, Geschäftsführung, HR, Vertrieb |
| Projektgemeinkosten | PM-Anteil, interne Abstimmung, Qualitätsmanagement |
2. Wie Dienstleister kalkulieren
Kalkulation einer Agentur
| Position | Monatlich pro Entwickler |
|---|---|
| Bruttogehalt Entwickler [5] | 5.500 € |
| Arbeitgebernebenkosten (21 %) | 1.155 € |
| Anteilige Gemeinkosten (Büro, Tools, Admin) | 1.500–2.500 € |
| Nicht-fakturierbare Zeit (Urlaub, Krankheit, intern) | ~25 % der Arbeitszeit |
| Vollkosten pro Entwickler | ca. 10.500–12.000 €/Monat |
Kalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.
Bei 130–140 fakturierbaren Stunden pro Monat ergibt sich ein Selbstkostensatz von ca. 75–86 €/h. Darauf kommen Gewinnmarge und Risikozuschlag.
Typische Aufschlagsstruktur
Selbstkosten (Gehalt + Nebenkosten): 65 €/h
+ Gemeinkosten-Zuschlag (40–60 %): 26–39 €/h
= Vollkosten: 91–104 €/h
+ Gewinnmarge (10–20 %): 9–21 €/h [4]
+ Risikozuschlag (5–10 %): 5–10 €/h
= Verkaufspreis: 105–135 €/hKalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.
Kalkulation eines Freelancers
| Position | Jährlich |
|---|---|
| Gewünschtes Nettoeinkommen | 60.000 € |
| Steuern und Sozialabgaben | 25.000 € |
| Betriebskosten (Büro, Hardware, Software) | 8.000 € |
| Weiterbildung | 3.000 € |
| Akquise und nicht-fakturierbare Zeit | 15.000 € (entspricht ~2,5 Monaten) |
| Rücklagen und Versicherungen | 10.000 € |
| Nötiger Jahresumsatz | 121.000 € |
| ÷ Fakturierbare Stunden (~1.200 h) | |
| = Stundensatz | ~101 €/h |
Kalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.
3. Gemeinkostenquoten im Branchenvergleich
| Anbietertyp | Typische Gemeinkostenquote |
|---|---|
| Solo-Freelancer | 20–35 % |
| Kleine Agentur (5–15 Mitarbeiter) | 35–50 % |
| Mittelgroße Agentur (15–50 Mitarbeiter) | 45–65 % |
| Großer IT-Dienstleister (100+ Mitarbeiter) | 60–80 % |
| Beratungsunternehmen (Big 4, etc.) | 70–100 % |
Werte basieren auf Branchenschätzungen.
Je größer die Organisation, desto höher die Gemeinkosten – aber auch desto umfassender die inkludierten Leistungen (PM, QA, Infrastruktur, Support).
4. Was die Gemeinkostenquote für Auftraggeber bedeutet
Höhere Gemeinkosten ≠ schlechtes Preis-Leistungs-Verhältnis
Ein höherer Tagessatz bei einer Agentur kann trotzdem wirtschaftlich sein, wenn dafür Leistungen enthalten sind, die Sie bei einem Freelancer separat organisieren würden:
| Leistung | Freelancer | Agentur |
|---|---|---|
| Entwicklung | Im Stundensatz | Im Tagessatz |
| Projektmanagement | Sie selbst oder extra | Enthalten |
| QA/Testing | Extra beauftragen | Oft enthalten |
| Vertretung bei Krankheit | Nicht verfügbar | In der Regel gesichert |
| Code-Review | Extra organisieren | Teaminterner Prozess |
| Infrastruktur/DevOps | Extra beauftragen | Oft enthalten |
5. Praxisbeispiel: Preisvergleich mit Gemeinkostenanalyse
Ein Unternehmen erhält drei Angebote für eine Web-Applikation (geschätzter Aufwand: 60 Tage):
| Position | Freelancer (95 €/h) | Kleine Agentur (130 €/h) | Großer Dienstleister (165 €/h) |
|---|---|---|---|
| Entwicklung (60 Tage × 8h) | 45.600 € | 62.400 € | 79.200 € |
| PM (durch Auftraggeber / enthalten) | 6.000 € (intern) | Enthalten | Enthalten |
| QA/Testing (extra / enthalten) | 5.000 € (extra) | Enthalten | Enthalten |
| Code-Review | 3.000 € (extra) | Enthalten | Enthalten |
| Vertretungsrisiko | Hoch (nicht kalkulierbar) | Gering | Sehr gering |
| Vergleichbare Gesamtkosten | 59.600 € + Risiko | 62.400 € | 79.200 € |
Kalkulationsbeispiel mit vereinfachten Annahmen.
Die Kleine Agentur ist in diesem Fall nur marginal teurer als der Freelancer, bietet aber mehr Sicherheit und weniger eigenen Aufwand.
Fazit und Einordnung
1. Die Kostenstruktur des Anbieters sollte nachvollzogen werden: Relevant ist, welche Leistungen im Preis enthalten sind und welche nicht.
2. Gesamtpakete sind aussagekräftiger als reine Stundensätze: Ein höherer Satz mit inkludiertem PM und QA kann wirtschaftlich sinnvoller sein als ein niedriger Satz plus Zusatzkosten.
3. Gemeinkosten können sachlich begründet sein: Sie finanzieren häufig Qualitätssicherung, Wissensmanagement und Betriebssicherheit.
4. Extrem niedrige Preise verdienen genauere Prüfung: Unterdeckte Leistungen oder spätere Zusatzkosten können ein Risiko darstellen.
5. Auch eigene Gemeinkosten sollten mitbewertet werden: Interne PM-Zeit, Abstimmungsaufwand und Infrastruktur wirken sich wirtschaftlich ebenfalls aus.
Quellen
- GULP Stundensatzkalkulator (2025-06-01)
- Freelancer-Kompass 2025 (2025-09-01)
- Destatis Arbeitskosten (2025-06-01)
- Deutsche Bundesbank – Unternehmensabschlüsse / Verhältniszahlen aus Jahresabschlüssen (2025-06-01)
- StepStone – Gehälter IT-Softwareentwickler/in (2026-01-01)