Schätzpräzision an die Projektphase anpassen
Nicht jede Kostenschätzung muss auf den Euro genau sein. In frühen Projektphasen genügt eine Größenordnung, in späteren Phasen brauchen Sie Präzision für Verträge und Budgetfreigaben. Die Kunst liegt darin, den richtigen Genauigkeitsgrad zur richtigen Zeit einzusetzen. Dieser Artikel erklärt die verschiedenen Genauigkeitsstufen und zeigt, wann welche angemessen ist.
1. Die fünf Genauigkeitsstufen
| Stufe | Bezeichnung | Genauigkeit | Aufwand für Schätzung | Projektphase |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Größenordnungsschätzung (ROM) | −50 % bis +100 % | 1–4 Stunden | Ideenphase |
| 2 | Budgetschätzung | −30 % bis +50 % | 4–16 Stunden | Machbarkeitsprüfung |
| 3 | Vorläufige Schätzung | −15 % bis +30 % | 2–5 Tage | Planungsphase |
| 4 | Definitive Schätzung | −10 % bis +15 % | 1–2 Wochen | Angebotsphase |
| 5 | Kontrollschätzung | −5 % bis +10 % | Laufend im Projekt | Umsetzungsphase |
Die Werte in dieser Tabelle basieren auf Branchenschätzungen, Praxiserfahrungswerten und marktüblichen Angaben.
2. Stufe 1: Größenordnungsschätzung (ROM)
Zweck: „Reden wir über 10.000 € oder 100.000 €?"
Methode: Analogie zu ähnlichen Projekten oder Erfahrungswerte.
Eingaben: 1-seitige Projektbeschreibung, grobe Feature-Liste.
Beispiel:
- „Wir brauchen eine App ähnlich wie [bekannte App], aber einfacher."
- Vergleichbare Projekte kosteten 60.000–120.000 €.
- → ROM: 40.000–200.000 €
Wann verwenden: Erste Budgetgespräche, Machbarkeitsbewertung, Priorisierung von Projektideen.
Typischer Fehler: ROM als Budgetgrenze festlegen.
3. Stufe 2: Budgetschätzung
Zweck: Budgetfreigabe einholen, Mittelbindung.
Methode: Parametrische Schätzung oder grobes Bottom-Up.
Eingaben: Feature-Liste mit Priorisierung, technische Rahmenbedingungen.
Beispiel:
- 12 User Stories identifiziert, T-Shirt-Sizing durchgeführt.
- Geschätzter Aufwand: 60–90 Entwicklertage.
- Bei 100 €/h × 8h: 48.000–72.000 € Entwicklung. [1]
- + PM, QA, Puffer: 70.000–110.000 €
Wann verwenden: Budgetplanung, Business Case, initiale Ausschreibungen.
4. Stufe 3: Vorläufige Schätzung
Zweck: Anbieterauswahl, Vertragsverhandlung.
Methode: Bottom-Up mit detaillierten User Stories oder Arbeitspaketen.
Eingaben: Detaillierte Anforderungen, Architekturentwurf, Technologieauswahl.
Beispiel:
| Arbeitspaket | Min. Aufwand | Max. Aufwand | Erwartungswert |
|---|---|---|---|
| Benutzerverwaltung | 8 Tage | 15 Tage | 11 Tage |
| Dashboard | 12 Tage | 22 Tage | 16 Tage |
| Berichtswesen | 10 Tage | 18 Tage | 13 Tage |
| API-Integrationen | 15 Tage | 30 Tage | 20 Tage |
| Gesamt | 45 Tage | 85 Tage | 60 Tage |
Die Werte in dieser Tabelle basieren auf Branchenschätzungen, Praxiserfahrungswerten und marktüblichen Angaben.
→ Kostenrahmen: 85.000–130.000 € (inkl. PM, QA, Puffer)
Wann verwenden: Angebotsvergleich, Vertragsvorbereitung, detaillierte Budgetplanung.
5. Stufe 4 und 5: Definitive und Kontrollschätzung
Stufe 4: Definitive Schätzung
- Basis für Verträge und Festpreisangebote
- Erfordert: Pflichtenheft, technisches Konzept, Architektur
- Genauigkeit: ±10–15 %
- Kosten der Schätzung selbst: 5.000–15.000 € bei externem Dienstleister
Stufe 5: Kontrollschätzung
- Laufende Aktualisierung während der Umsetzung
- Basis: Tatsächlicher Fortschritt, Velocity, Burn-Down
- Genauigkeit: ±5–10 %
- Methode: Earned Value Management oder Sprint-basierte Hochrechnung
Prognose Restkosten =
Bisherige Kosten + (Restaufwand × aktuelle Burn-Rate)
Beispiel:
Bisherige Kosten: 60.000 € (nach 50 % Fertigstellung)
Aktuelle Burn-Rate: 12.000 €/Woche
Restaufwand geschätzt: 6 Wochen
→ Prognose: 60.000 + (6 × 12.000) = 132.000 €Die richtige Stufe wählen
| Entscheidung | Benötigte Stufe |
|---|---|
| „Sollen wir das Projekt überhaupt verfolgen?" | Stufe 1 (ROM) |
| „Wie viel Budget sollten wir reservieren?" | Stufe 2 (Budget) |
| „Welchen Anbieter wählen wir?" | Stufe 3 (Vorläufig) |
| „Was steht im Vertrag?" | Stufe 4 (Definitiv) |
| „Liegen wir noch im Budget?" | Stufe 5 (Kontrolle) |
Die Werte in dieser Tabelle basieren auf Branchenschätzungen, Praxiserfahrungswerten und marktüblichen Angaben.
Praxisbeispiel: Schätzung verfeinern über die Projektphasen
Ein Handelsunternehmen plant ein Lagerverwaltungssystem.
| Phase | Stufe | Ergebnis | Aufwand für Schätzung |
|---|---|---|---|
| Ideenworkshop | 1 (ROM) | 80.000–300.000 € | 2 h |
| Business Case | 2 (Budget) | 120.000–200.000 € | 8 h |
| Anforderungsanalyse | 3 (Vorläufig) | 145.000–190.000 € | 3 Tage |
| Angebotsphase | 4 (Definitiv) | 162.000 € (±15 %) | 1 Woche |
| Sprint 3 | 5 (Kontrolle) | 168.000 € (±8 %) | Laufend |
| Projektabschluss | Ist-Kosten | 171.000 € | – |
Die Werte in dieser Tabelle basieren auf Branchenschätzungen, Praxiserfahrungswerten und marktüblichen Angaben.
Die Schätzung wurde mit jeder Stufe präziser. Die ROM-Schätzung lag innerhalb des tatsächlichen Werts, obwohl sie eine große Spanne hatte. Die definitive Schätzung lag nur 5,5 % daneben.
Fazit und Einordnung
1. Die Genauigkeit sollte zur Projektphase passen: Mehr Präzision erfordert mehr Vorarbeit und ist nicht in jeder Phase notwendig.
2. Die Genauigkeitsstufe sollte mitkommuniziert werden: „120.000 € ± 30 %" ist anders zu bewerten als „120.000 € ± 10 %".
3. Schätzungen gewinnen stufenweise an Qualität: Jede Phase liefert zusätzliche Informationen für die Verfeinerung.
4. Eine ROM-Schätzung ist eher eine Indikation als ein Budget: Sie sollte nicht mit einer verbindlichen Zusage verwechselt werden.
5. Auch der Schätzaufwand gehört in die Planung: Eine detaillierte Schätzung verursacht Aufwand, kann aber spätere Überraschungen deutlich reduzieren.
Quellen
- StepStone – Gehälter IT-Softwareentwickler/in (2026-01-01)