Wie Sie das richtige Applicant Tracking System für Ihr Unternehmen finden

Ein Leitfaden zur Auswahl des besten ATS für Ihre Anforderungen

Einleitung

Die Auswahl eines Applicant Tracking Systems (ATS) ist eine strategische Entscheidung, die Ihr Recruiting auf Jahre hinaus prägt. Bei über 200 Anbietern auf dem Markt (Branchenschätzung) kann die Suche nach der passenden Lösung schnell überwältigend werden. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, systematisch das ATS zu finden, das wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

Schritt 1: Ihre Anforderungen definieren

Bevor Sie auch nur eine Demo buchen, sollten Sie Ihre Ausgangssituation klar analysieren.

Fragen, die Sie sich stellen sollten:

• Wie viele Stellen besetzen Sie pro Jahr?
• Wie groß ist Ihr Recruiting-Team?
• Welche Kanäle nutzen Sie für die Kandidatensuche?
• Welche Tools verwenden Sie bereits (HR-Software, Kalender, E-Mail)?
• Welche Compliance-Anforderungen müssen erfüllt werden (DSGVO, AGG)?
• Wie sieht Ihr Budget aus – einmalig und laufend?

Unternehmensgröße als Orientierung:

Alle Angaben in der Tabelle sind branchenübliche Richtwerte.

Schritt 2: Must-Have vs. Nice-to-Have Funktionen

Must-Have für jedes ATS:

1. Multiposting: Stellenanzeigen auf mehreren Jobbörsen gleichzeitig veröffentlichen

2. Karriereseite: Einbindbare, mobiloptimierte Karriereseite

3. Bewerberkommunikation: E-Mail-Templates und automatische Benachrichtigungen

4. Pipeline-Management: Übersichtliche Darstellung der Bewerberphasen

5. DSGVO-Konformität: Automatische Löschfristen, Einwilligungsmanagement, Datenportabilität

6. Kollaboration: Bewertungsbögen und Feedback-Funktionen für Hiring Manager

7. Reporting: Grundlegende Kennzahlen wie Time-to-Hire und Cost-per-Hire

Nice-to-Have je nach Bedarf:

• KI-gestützte Vorauswahl: Automatisches Ranking von Bewerbungen [1]
• Video-Interview-Integration: Anbindung an Zoom, Teams oder spezialisierte Tools
• Mitarbeiterempfehlungsprogramm: Integriertes Referral-Management
• Assessment-Integration: Anbindung von Testverfahren
• Advanced Analytics: Predictive Analytics und Benchmarking
• Talent Pool: CRM-ähnliche Funktionen für passive Kandidaten

Schritt 3: Technische Anforderungen prüfen

Integrationen

Ein ATS existiert nicht isoliert. Prüfen Sie die Anbindung an:

• HRIS/HR-Software: Personio, SAP SuccessFactors, Workday
• Jobbörsen: StepStone, Indeed, LinkedIn, Xing
• Kalender: Google Calendar, Outlook
• Kommunikation: Slack, Microsoft Teams
• Hintergrundprüfungen: Falls relevant für Ihre Branche
• E-Signatur: DocuSign, Adobe Sign für Arbeitsverträge

Datenschutz und Hosting

Besonders im DACH-Raum ein kritisches Thema:

• Wo stehen die Server? (EU-Hosting bevorzugt)
• Ist das System DSGVO-konform?
• Gibt es ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
• Werden Daten nach der gesetzlichen Frist automatisch gelöscht?

Benutzerfreundlichkeit

• Wie intuitiv ist die Oberfläche?
• Wie lange dauert das Onboarding?
• Gibt es eine mobile App?
• Wie ist die Bewerber-Experience (Bewerbungsformular)?

Schritt 4: Anbieter evaluieren

Beliebte ATS-Lösungen im DACH-Raum:

Für Startups und kleine Unternehmen:

• Recruitee: Intuitiv, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis
• JOIN: Kostenlose Basisversion, ideal für den Einstieg
• Softgarden: Stark im deutschsprachigen Raum

Für mittelständische Unternehmen:

• Personio: All-in-One HR-Lösung mit starkem ATS
• d.vinci: Spezialisiert auf den deutschen Markt
• Prescreen: Gute Balance aus Funktionsumfang und Bedienbarkeit

Für Großunternehmen:

• SAP SuccessFactors: Enterprise-Standard, tiefe Integration in SAP-Landschaft
• Workday Recruiting: Global einsetzbar, umfangreiche Analytics
• SmartRecruiters: Moderne Plattform mit starkem CRM-Anteil

Schritt 5: Der Auswahlprozess

1. Longlist erstellen (5-8 Anbieter)

Basierend auf Ihren Anforderungen und Recherche.

2. Demos anfordern (3-4 Anbieter)

Bereiten Sie konkrete Szenarien vor, die Sie durchspielen möchten.

3. Testphase nutzen

Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. Nutzen Sie diese mit echten Daten und Prozessen.

4. Referenzen einholen

Sprechen Sie mit bestehenden Kunden, idealerweise aus Ihrer Branche und Größenordnung.

5. Verhandeln und entscheiden

Achten Sie auf versteckte Kosten: Setup-Gebühren, Kosten pro Nutzer, Kosten pro Stellenanzeige.

Typische Fehler bei der ATS-Auswahl

1. Zu viele Funktionen kaufen: Starten Sie lean und erweitern Sie bei Bedarf

2. Bewerber-Experience ignorieren: Testen Sie den Bewerbungsprozess selbst – ist er mobilfreundlich? Wie viele Klicks braucht eine Bewerbung?

3. Integrationen nicht prüfen: Ein ATS ohne Anbindung an Ihre bestehenden Tools erzeugt Mehraufwand statt Entlastung

4. Nur auf den Preis schauen: Das günstigste System kann teuer werden, wenn es nicht passt

5. Stakeholder nicht einbeziehen: Hiring Manager und IT-Abteilung sollten frühzeitig involviert sein

Kosten: Womit müssen Sie rechnen?

Alle Preisangaben in der Tabelle sind marktübliche Richtwerte.

Hinzu kommen oft:

• Einmalige Setup-Kosten
• Schulungskosten
• Kosten für Premium-Integrationen
• Kosten für zusätzliche Nutzerlizenzen

Fazit

Die Wahl des richtigen ATS ist keine rein technische Entscheidung – sie spiegelt Ihre Recruiting-Strategie wider. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Anforderungen gründlich zu definieren, verschiedene Anbieter zu testen und die Perspektive aller Beteiligten einzubeziehen. Ein gut gewähltes ATS spart Ihnen langfristig Zeit, Geld und Nerven – und hilft Ihnen, die besten Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Nächster Schritt: Laden Sie unsere kostenlose ATS-Checkliste herunter und starten Sie Ihre strukturierte Evaluation noch heute.