Was bleibt wirklich von 30.000 Euro Umsatz?

Warum Umsatz nicht gleich Gewinn ist – und wie Sie Ihre tatsächliche Marge berechnen

Ein Auftrag über 30.000 Euro klingt nach viel Geld. Doch zwischen dem Rechnungsbetrag und dem, was tatsächlich auf dem Konto verbleibt, liegen zahlreiche Kostenpositionen, die viele Selbständige und Gründer unterschätzen. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, welche Abzüge anfallen und was von einem 30.000-Euro-Auftrag tatsächlich übrig bleibt.

1. Die Kostenstruktur eines typischen Auftrags

Direkte Kosten (Variable Kosten)

Direkte Kosten entstehen unmittelbar durch die Leistungserbringung:

Die Werte in dieser Tabelle basieren auf Branchenschätzungen, Praxiserfahrungswerten und marktüblichen Angaben.

Indirekte Kosten (Fixkosten, anteilig)

Diese Kosten fallen unabhängig vom einzelnen Auftrag an und sollten in einer belastbaren Kalkulation auf jedes Projekt umgelegt werden:

Die Werte in dieser Tabelle basieren auf Branchenschätzungen, Praxiserfahrungswerten und marktüblichen Angaben.

2. Rechenmodell: Was bleibt von 30.000 Euro?

Angenommen, ein Freelance-Berater führt ein Projekt über 30.000 Euro netto (ohne USt.) durch:

Ergebnis: Von 30.000 Euro Umsatz verbleiben in diesem Beispiel zwischen 31 % und 38 % als tatsächliches Nettoeinkommen (Kalkulationsbeispiel).

3. Die häufigsten Kostenfallen

Zeitaufwand für unbezahlte Arbeit

Nicht jede Arbeitsstunde ist fakturierbar. Akquise, Angebotserstellung, Administration und Buchhaltung machen bei vielen Freelancern 20–35 % der Arbeitszeit aus [1][6]. Wer seinen Stundensatz nur auf Basis der fakturierbaren Stunden kalkuliert, rechnet sich zu billig.

Umsatzsteuer ist kein Einkommen

Die 19 % Umsatzsteuer, die auf die Rechnung aufgeschlagen werden, gehören dem Finanzamt [4]. Dennoch verbuchen manche Gründer diese fälschlich als Einnahme. Ein 30.000-Euro-Projekt wird dem Kunden mit 35.700 Euro brutto in Rechnung gestellt – die 5.700 Euro Umsatzsteuer sind ein durchlaufender Posten.

Nachkalkulationsversäumnis

Viele Selbständige kalkulieren Projekte vor, aber überprüfen nach Abschluss nicht, ob die tatsächlichen Kosten der Planung entsprachen. Ohne Nachkalkulation fehlt die Grundlage für bessere Preise bei Folgeprojekten.

4. Faustformel für die Schnellkalkulation

Für eine grobe Einschätzung eignet sich folgende Faustformel:

Nettoeinkommen ≈ Umsatz × 0,30 bis 0,40

Das bedeutet: Von jedem Euro Umsatz verbleiben einem Solo-Selbständigen im DACH-Raum typischerweise 30 bis 40 Cent als verfügbares Einkommen [1][3]. Bei höheren Umsätzen sinkt dieser Anteil tendenziell durch die progressive Einkommensteuer, kann aber durch Skaleneffekte bei den Fixkosten teilweise kompensiert werden.

5. Praxisbeispiel: Webentwicklerin mit Projektauftrag

Situation: Sarah, Freelance-Webentwicklerin in Berlin, erhält einen Auftrag für einen Online-Shop-Relaunch. Projektpreis: 30.000 Euro netto.

Tatsächliche Kosten:

• Hosting und Lizenzen für das Projekt: 1.200 €
• Freelance-Designer für UI-Entwürfe: 4.500 €
• Anteilige Fixkosten (3 Monate Projektlaufzeit): 3.600 € (Kalkulationsbeispiel)
• Eigene Arbeitszeit: 45 Arbeitstage

Kalkulation:

• Umsatz: 30.000 €
• Direkte Kosten: −5.700 €
• Anteilige Fixkosten: −3.600 €
• Gewinn vor Steuern: 20.700 €
• Effektiver Tagessatz: 20.700 € ÷ 45 Tage = 460 € pro Tag (Kalkulationsbeispiel)

Nach Steuern und Vorsorge verbleiben Sarah ca. 11.000–13.000 Euro (Kalkulationsbeispiel). Das entspricht einem Netto-Tagessatz von ca. 245–290 Euro.

Sarahs Erkenntnis: Der Auftrag klingt lukrativ, aber der effektive Tagessatz nach allen Kosten liegt deutlich unter dem, was sie bei direkter Vermittlung als Freelancerin erzielen könnte. Für Folgeprojekte passt sie ihre Kalkulation an.

Fazit und Einordnung

Die folgenden Punkte sind als allgemeine Orientierung und als Ansatz für eine vertiefte Prüfung zu verstehen:

1. Kalkulieren Sie rückwärts: Starten Sie bei Ihrem gewünschten Nettoeinkommen und rechnen Sie alle Kosten, Steuern und Vorsorge oben drauf, um den nötigen Projektumsatz zu ermitteln.

2. Tracken Sie Ihre tatsächliche Arbeitszeit: Nur wer weiß, wie viele Stunden ein Projekt wirklich gekostet hat, kann den echten Stundensatz berechnen.

3. Führen Sie Nachkalkulationen durch: Vergleichen Sie nach jedem Projekt Plan- und Ist-Kosten. Das ist die Grundlage für bessere Preise.

4. Rechnen Sie mit der 30-40-%-Faustregel: Für Schnelleinschätzungen multiplizieren Sie den Umsatz mit 0,30 bis 0,40 – das ergibt das ungefähre Nettoeinkommen.

5. Vergessen Sie nicht die Vorsorge: Krankenversicherung und Altersvorsorge sind keine optionalen Ausgaben, sondern Pflichtkosten, die in jede Kalkulation gehören.